Procesos Definidos, Sistemas Exitosos

Uno de los principales errores que cometemos es suponer que todos los problemas se pueden resolver con los Sistemas. Creemos que los sistemas cual varita mágica nos solucionaran las deficiencias que hoy adolece la empresa o un área específica y nos olvidamos de uno de los agentes principales: Los Procesos

procesos-y-sistemas

 
Antes de pensar en desarrollar un sistema o de buscar cual es el “mejor” sistema para la unidad de negocio, necesitamos plantearnos dos preguntas básicas:
  • ¿Cómo estoy trabajando hoy?
  • ¿Cómo quiero trabajar?
La primera pregunta nos hace conocer cómo estamos llevando los procesos hoy, quienes participan en cada proceso, cómo interactúan los procesos. Responder a estas preguntas son la base para identificar que necesito hacer para mejorar mis procesos y eso nos lleva a la segunda pregunta: ¿Cómo deseo que sean mis procesos?
Una vez que contamos con el diagrama de flujo de los procesos actuales (AS-IS) y la descripción detallada, procedemos a identificar en que puntos necesitamos cambiar. Los cambios pueden realizarse mejorando el trabajo manual y sobre los puntos que deben automatizarse. Lo recomendable es graficar a través de un diagrama de flujo deseado llamado TO-BE, todos las procesos, subprocesos y actividades que se deben realizar para llevar el negocio al siguiente nivel.

Pongamos un ejemplo

Imaginemos que actualmente contamos con un WMS para la administración de los almacenes. Este sistema fue implementado hace 2 años y permite llevar, la recepción, almacenamiento, inventario, picking y despacho. Todo parece que marchar de forma correcta. Sin embargo, el Jefe de Almacén nota que el tiempo de picking de una lista de productos toma más tiempo que el que desea. Él exige a al área de Sistemas que el tiempo promedio de picking debe ser 3 minutos.

¿Qué debemos hacer?

  1. Reunir a todos los involucrados en el proceso de Picking para entender el problema.
  2. Diagramar el flujo actual AS-IS (manual y de sistemas).
  3. 3. Revisar con el jefe el flujo actual, aquí se verá el porqué de la demora y permitirá identificar en qué puntos desea mejorar.
  4. Diagramar el flujo deseado TO_BE (manual y de sistemas).
  5. Revisar con el jefe el flujo deseado.
  6.  Preparar la lista de requerimientos a detalle (RFP).
  7.  Revisar con el jefe e involucrados el detalle de los requerimientos, ya que es aquí en donde se determina las actividades a automatizarse y qué se espera del sistema

¿Y ahora?

Haciendo todos los pasos indicados se ha logrado determina lo siguiente:
  1. Las áreas de picking son demasiado pequeñas para los productos más requeridos y se tiene que hacer continuos reabastos para completar los pedidos.
  2. Solo hay 2 operarios para el picking que en horas punta no se dan abasto.
  3. No existe la configuración ABC de los productos.
  4. El sistema no deja completar la lista de un solo picking, se debe dar por cerrado y volver a tomar el picking, esto solo para los productos con menor rotación.
  5. La secuencia de picking está mal configurado.
  6. Se tiene solo 10 RF asignadas, de las cuales 1 está en mal estado y no ha sido reportada. No se cuenta con RFs backup.
  7. Se desea que el picking de una lista promedio no tome más de 3 minutos.
  8. Se desea que al término del picking se genere la tarea de inventario siempre que la ubicación no cuente con el saldo suficiente indicado por el sistema.
Como vemos, los puntos anteriores son algunos de los que nos podemos encontrarnos al levantar los procesos. Con el To-BE y el RFP podemos saber que actividades debemos automatizar y cómo el proceso en su conjunto puede mejorar.
Por último, los siguientes pasos ya corresponden al área de Sistemas en donde trabajará el impacto de los requerimientos, definiendo el alcance a nivel de software y hardware para ser evaluados con el proveedor.
Si te interesa seguir conociendo más sobre los procesos, te invito a leer: El Valor de la Mejora de Procesos. Y si quieres empezar ya, ya, entonces puedes leer: 5 Pasos para Implementar la Mejora de Procesos.
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